Struktur Organisasi, Job Description & 4 Fungsi Perusahaan Jasa

Struktur Organisasi, Job Description & 4 Fungsi Perusahaan Jasa

Perusahaan Jasa

Struktur organisasi adalah kerangka antar hubungan dari orang-orang atau unit-unit organisasi yang masing-masing memiliki tugas, tanggung jawab, dan wewenang tertentu. Dalam menjalankan kegiatan perusahaan diperlukan struktur organisasi serta uraian tugas yang jelas dari setiap orang atau unit organisasi yang terlibat dalam organisasi. Dengan demikian diharapkan adanya suatu kejelasan arah dan koordinasi untuk mencapai tujuan perusahaan dan masing-masing personil atau unit organisasi mengetahui dengan jelas dari mana mereka mendapat perintah dan kepada siapa mereka harus mempertanggungjawabkan hasil pekerjaannya.

    

Hal dasar yang dapat dilihat pada struktur organisasi yaitu :

a.    Struktur organisasi memberikan gambaran mengenai pembagian tugas serta tanggung jawab     kepada individu maupun bagian-bagian pada suatu organisasi. 

b.    Struktur organisasi memberikan gambaran mengenai hubungan pelaporan yang ditetapkan secara resmi dalam suatu organisasi, tingkatan hirarki serta besarnya rentang kendali dari semua pimpinan di seluruh tingkatan organisasi. 

c.  Struktur organisasi menetapkan pengelompokan individu menjadi bagian organisasi dan pengelompokan bagian-bagian organisasi menjadi suatu organisasi yang utuh. 

d.  Struktur organisasi mentapkan sistem hubungan dalam organisasi yang memungkinkan tercapainya komunikasi, koordinasi, dan pengintegrasian segenap kegiatan organisasi baik secara vertikal maupun horizontal.

Salah satu perusahaan PMDN (Penanaman Modal Dalam Negeri) yang ada di Indonesia yang bergerak di bidang jasa. Adapun pelayanan jasa yang diberikan adalah jasa pengangkutan (Overbringgin, Stripping, Stuffing, dan ON/OF Container). 

Jaringan usaha yang dilakukan:

1.    Mengadakan pendekatan kepada eksportir/importir dengan biaya murah.

2.    Selalu mengadakan lobi dengan pihak pemerintah agar biaya-biaya di pelabuhan tetap stabil atau tidak ada kenaikan.

3.   Selalu menjaga agar jangan sampai terjadi klaim akibat kerusakan barang baik ekspor maupun impor.

Rencana kegiatan :

1.    Memperbesar usaha transportasi darat/angkutan.

2.    Membuat pergudangan baru tempat penyimpanan barang ekspor/impor.

3.  Memperbanyak alat-alat mekanik agar kegiatan arus bongkar/muat dalam keadaan stabil dan lancar.

4.   Menjaga kelancaran pengurusan dokumen ekspor/impor agar barang sampai ke tujuan tepat waktu dalam keadaan stabil dan lancar.

Pembagian tugas berdasarkan struktur organisasi :

A.    Komisaris Utama

Komisaris utama merupakan pemegang saham terbesar dalam perusahaan yang berwenang untuk menentukan arah dan tujuan perusahaan.

Tugas dan wewenang Komisaris Utama :

1.    Menetapkan kebijakan perusahaan dengan menentukan rencana dan tujuan perusahaan baik jangka pendek maupun jangka panjang

2.    Mengurus atau menyelenggarakan rapat-rapat direksi serta menerbitkan notulen rapat baik untuk kepentingan operasional maupun dokumentasi.

3.    Memberikan pengarahan dan membuat program kerja perusahaan.

4.    Menyetujui strategi atau program kerja perusahaaan.

5.  Dalam kesatuan direksi mewakili perusahaan dalam dan luar pengadilan yang berhubungan dengan kepemilikan.

6.   Mengkoordinir tugas direksi mengenai pertanggungjawaban baik dalam bentuk laporan tahunan maupun tugas berkala lainnya.

7.   Memimpin secara langsung kegiatan biro pengawasan intern dengan bekerjasama dengan direksi lain.

8.  Memimpin dan mengurus perusahaan sesuai dengan kebijakan perusahaan dan senantiasa berusaha meningkatkan efisiensi dan efektifitas.

B.    Komisaris

Komisaris merupakan salah satu pemegang saham yang membantu Komisaris Utama dalam menyusun planning dan membantu tugas-tugas Komisaris Utama, diantaranya :

1.    Mengendalikam seluruh kegiatan perusahaan dalam pengembangan perusahaan.

2.    Mengadakan pembinaan, pelaksanaan kegiatan perusahaan.

3.  Mengadakan dan memelihara administrasi perusahaan dan pengawasan pembuatan laporan tahunan untuk diajukan pada Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS).

C.    General Manager

General Manager adalah pimpinan utama dalam pengambilan keputusan dan tanggung jawab atas tercapainya tujuan perusahaan serta sebagai pengendali seluruh tugas dan fungsi-fungsi dalam perusahaan.

Tugas dan wewenang General Manager :

1.    Menetapkan kebijakan perusahaan dengan menentukan rencana dan tujuan perusahaan baik jangka pendek maupun jangka panjang.

2.      Mengkoordinir dan mengawasi seluruh aktivitas yang dilaksanakan dalam perusahaan.

3.   Membuat peraturan intern pada perusahaan yang tidak bertentangan dengan kebijakan perusahaan.

4.    Memperbaiki dan menyempurnakan segeneap segi penataan agar tujuan organisasi dapat tercapai dengan efektif dan efisien.

5.    Membimbing bawahan dan mendelegasikan tugas-tugas yang dapat dikerjakan oleh bawahan secara jelas.

D.    Operational Manager

Operational Manager merupakan pimpinan dalam divisi operasi yang bertugas untuk mengatur, mengendalikan dan melaksanakan tugas operasional. 

Tugas dan wewenang Operational Manager :

1.    Mengawasi kegiatan operasional perusahaan.

2.    Merencanakan, mengendalikan, dan mengawasi seluruh kegiatan operasi dalam pengembangan perusahaan sampai tuntas.

3.    Mengadakan pembinaan, pelaksanaan kegiatan perusahaan di bidang pengembangan.

Operational Manager membawahi enam sub bagian yaitu :

1.    Kepala Lapangan bertugas mengatur pekerjaan di lapangan baik operator alat-alat berat, driver, dan cleaning service.

2.    Kepala Mekanik bertugas mengatur pekerjaan dalam perbaikan alat-alat berat atau kendaraan yang rusak.

3.    Assisten Mekanik

4.    Operator dan Driver bertugas mengoperasikan/mengendalikan alat-alat berat atau kendaraan sesuai perintah Kepala Lapangan.

5.    Cleaning service bertugas membersihkan, dan menata kantor maupun lapangan.

6.    Operator

E.    Human Management Development (HRD) Manager

Human Management Development (HRD) Manager merupakan pimpinan bagian personalia yang bertugas untuk mengatur dan menyelesaikan perihal yang berhubungan dengan dengan kepegawaian. 

Tugas dan wewenang Human Management Development (HRD) :

1.    Membantu pimpinan dalam perencanaan dan pengembangan, mendokumentasikan data dan menyiapkan program kesejahteraan karyawan.

2.    Melayani dalam perekrutan karyawan baru.

3.    Mengawasi dan melakukan pembinaan dan evaluasi kinerja.

4.    Menyiapkan dan memberikan laporan secara berkala tentang pelaksanaan kegiatan bagian personalia.

Human Management Development (HRD) Manager membawahi dua sub bagian yaitu :

1.    Kepala keamanan bertugas mengawasi petugas keamanan dalam menjamin keamanan dan kelancaran tugas-tugas di lapangan.

2.    Satpam

F.    Management Information System (MIS) Manager

Management Information System (MIS) Manager merupakan pimpinan dalam bidang perancangan sistem sistem manajemen informasi yang bertugas merancang program-program komputer yang akan dipergunakan untuk melaksanakan tugas-tugas dalam perusahaan. Management Information System (MIS) Manager membawahi programmer yang bertugas membuat dan memperbaiki sistem yang telah dirancang oleh MIS Manager.

G.    Accounting Chief

Accounting Chief merupakan pimpinan bagian pembukuan. 

Tugas dan wewenang Chief Accounting :

1.    Menyelesaikan administrasi pembukuan atas transaksi keuangan yang terjadi dalam perusahaan.

2.    Memeriksa penyelesaian buku induk, pos-pos material untuk penyelesaian neraca.

3.    Menganalisa laporan keuangan untuk menilai apakah perusahaan mempunyai posisi keuangan yang baik.

Accounting Chief membawahi dua sub bagian yaitu :

1.    Kasir merupakan staf yang bertugas menerima dan mengeluarkan dana sesuai dengan transaksi yang telah terjadi dalam kegiatan perusahaan.

2.    Bagian Accounting merupakan staf yang bertugas untuk meng-input dan menyajikan laporan keuangan.

H.    Finance Chief

Finance Chief merupakan pimpinan bagian keuangan. 

Tugas dan wewenang Finance Chief :

1.  Membantu direksi melaksanakan fungsi manajemen dalam bidang keuangan perusahaan, mengatur, mengendalikan, dan menyusun rencana kerja atau anggaran perusahaan.

2.    Bertanggung jawab sebagai pemegang, pengaman penerimaan dan pengeluaran dana kas kecil (petty cash fund).

Finance Chief membawahi dua sub bagian yaitu :

1.    Kasir merupakan staf yang bertugas menerima dan mengeluarkan dana sesuai dengan transaksi yang telah terjadi dalam kegiatan perusahaan.

2.  Administrasi merupakan staf yang bertugas untuk meng-input data-data yang diperoleh di lapangan yang berhubungan dengan operasional perusahaan.